Conférence midi : Comment la gestion électronique des documents contribue à la gouvernance informationnelle : l’exemple du courriel Comment la gestion électronique des documents contribue à la gouvernance informationnelle : l’exemple du courriel ~ Présentée par Natasha Zwarich

Par Chloé Bonnamy

Comment la gestion électronique des documents contribue à la gouvernance informationnelle : l’exemple du courriel

Natasha Zwarich traite du sujet de la gestion électronique des documents (GED) dans un contexte très large, afin d’en souligner les défis et avantages pour l’archivistique, notamment sur des questions de transparence, d’intégrité, de pérennité et de conservation. Sa réflexion s’articule autour de quatre aspects majeurs : les risques et enjeux informationnels, les principes de la GED, les principaux outils utilisés et l’implantation de la Gestion Électronique des Documents. Pour ouvrir son propos, elle apporte tout d’abord une définition de ce qu’est la GED, à savoir un ensemble de principes qui vont au-delà de l’aspect électronique, puisque celui-ci agit principalement comme un soutien. Selon elle, la GED commence par une bonne évaluation des différents risques qu’elle encourt, notamment dans le cas des courriers électroniques. Afin d’illustrer ses affirmations, elle nous a proposé la lecture d’un courriel factice qui met de l’avant plusieurs types d’informations, une variété de problèmes et différents enjeux. Ceux-ci reposent sur cinq grands points : la qualité de l’information, les risques organisationnels et opérationnels, les risques juridiques, les risques financiers et les risques réputationnels.

Le deuxième temps de sa présentation s’intéresse à la GED en elle-même, à savoir l’application de principes et de pratiques aux documents sur support numérique (conception, gestion, repérage, conservation, destruction) à l’aide d’un logiciel de spécialisation en Gestion Électronique des Documents. Les principaux principes qui ont été évoqués sont l’intégrité et la fiabilité. Ceux-ci sont étroitement en lien avec la dizaine d’acteurs de la GED, dont les différents points de vue exigent un constant dialogue entre les intervenants. Par la suite, elle porte son attention sur la notion de gouvernance informationnelle, que la conférencière définit comme le cadre de responsabilités qui favorise les compétences souhaitées dans une organisation pour estimer la valeur, créer, stocker, utiliser et disposer de l’information. Quatre grandes composantes ont été évoquées : le processus, les rôles, les normes et principes à observer ainsi que les indicateurs de mesure pour évaluer et utiliser l’information afin d’atteindre les objectifs de l’organisation. Là encore, Natasha Zwarich insiste sur le besoin d’interaction dynamique et systématique des différentes composantes, dans une approche intégrée et holistique.

Dans un quatrième temps ont été évoqués les six principaux outils de la Gestion Électronique des Documents : le répertoire institutionnel, le plan de classification, la convention de nommage, le calendrier de conservation, le logiciel de GED et enfin les politiques, directives et procédures. Tous ont pour but de favoriser le repérage, l’accès à l’information et le respect des obligations légales en plus d’aider à la prise de décision. Enfin, Natasha Zwarich évoque les facettes importantes de l’implantation de la GED : le leadership, la durabilité (pérennité du programme, approche intégrée) et la mobilisation.