Présentation des Archives générales du Royaume à Bruxelles

Par Cécile Gaiffe

Dans le cadre de ma maîtrise en sciences de l’information, j’ai eu la chance et le plaisir d’effectuer mes deux mois de stage (février et mars 2015) aux Archives générales du Royaume à Bruxelles. J’en dresse ici un portrait général, l’intérêt étant, sans s’y intéresser plus en profondeur, d’aller y jeter un œil…

Les Archives générales du Royaume et Archives de l’État dans les Provinces, communément appelées les Archives de l’État, constituent un établissement scientifique fédéral belge dont la mission principale s’articule autour de la collecte, la conservation, la valorisation et la restauration du patrimoine archivistique. Elles dépendent du Service public fédéral de Programmation de la Politique scientifique (en bref BELSPO; Soyez, 2014), au même titre que le Musée des Beaux-Arts de Belgique, l’Institut royal des Sciences Naturelles de Belgique ou même l’Institut d’Aéronomie spatiale de Belgique (BELSPO, 2015).

Les Archives générales du Royaume et Archives de l’État dans les Provinces, issues d’une longue tradition de centralisation des archives par les pouvoirs publics, sont constituées de plusieurs institutions. Les Archives générales du Royaume (AGR), au sein desquelles j’ai effectué mon stage, sont situées à Bruxelles et représentent le siège central de la direction générale. Les Archives de l’État, quant à elles, se composent de 19 dépôts d’archives répartis sur l’ensemble du territoire belge.

Les AGR, investies en 1974, s’agrandissent en 1980 grâce à la construction d’annexes plus modernes (Archives de l’État de Belgique, 2015a). Archivistes, historiens, restaurateurs, documentalistes, techniciens informatiques, traducteurs, chargés de communication, personnel administratif, etc. : ce sont aujourd’hui environ 225 personnes qui y travaillent en français, néerlandais, allemand et anglais. Bordées des Musées des Beaux-Arts et adossées à la Bibliothèque royale, les AGR sont situées en plein cœur de Bruxelles et font face à la Place du Sablon, fameuse pour ses antiquaires et chocolatiers.

Les Archives de l’État préservent et restaurent une collection historique de grande ampleur qui comporte des objets et archives de la période de l’Ancien Régime (dont les plus précieux datent du IXe siècle) et de la période contemporaine (1795 jusqu’à nos jours; Archives de l’État de Belgique, 2015), tels que les archives fédérales produites par les Ministères. La place centrale que les AGR occupent dans la ville permet au grand public ainsi qu’aux chercheurs, étudiants et professionnels d’y accéder facilement. Une salle de lecture est à leur disposition; en 2013 presque 6 000 cartes de lecteur ont été vendues (Archives de l’État de Belgique, 2015b).

Le directeur général est Archiviste général du Royaume. En Belgique, il est le seul à pouvoir occuper ce poste. La structure interne des AGR est divisée en directions et services, dont le service transversal, dédié à la préservation et à l’accès numériques (DIGI-P@T), au sein duquel j’ai effectué mon stage.

Repéré à http://www.arch.be

Ce service a pour mission principale de définir et de mettre en œuvre la politique de préservation et d’accès numériques. En d’autres mots, il estresponsable de la gestion de l’archivage numérique institutionnel pour le long terme appliqué à l’ensemble des AGR. En effet, si les Archives de l’État possèdent des expertises pointues en matière d’archivistique historique, la GID et le records management y ont également leur place. L’optimisation et la pérennisation de la gestion hybride des archives numériques et papier sont planifiées en tant qu’actions à privilégier pour 2014-2016 (Service DIGI-P@T, 2015).

Dans le cadre de sa politique de gestion et de valorisation, le service DIGI-P@T développe actuellement plusieurs projets fort intéressants tels que des projets de numérisation de registres paroissiaux ou d’inventaires et le projet records management (RM). Ce projet vise à implémenter un système de RM interne (basé sur les principes de norme ISO 15489), qui concerne les documents actifs et semi-actifs produits par l’institution. À ce système de RM sera couplé le futur système d’archivage électronique, basé sur le modèle fonctionnel ISO 14721 (OAIS), qui regroupera toutes les archives numériques produites tant par l’institution elle-même que par l’ensemble des services publics fédéraux.

L’implémentation graduelle de ce système tend à une harmonisation de la gestion documentaire aux Archives de l’État. Les archivistes ont en charge l’élaboration et la rédaction des outils qui soutiennent le système de RM tels que les règles de nommage, de classification, de conservation, de gestion des courriels, la définition de schémas de métadonnées et la conception d’un cahier des charges concernant la future solution logicielle de gestion des collections. Il leur incombe également de s’occuper de la production de documentation de référence et de diverses ressources qui ont été partagées à l’interne dans le courant de l’année 2015.

S’il existe une constante déplorable d’un bord et de l’autre de l’Atlantique, c’est bien les coupes budgétaires dont sont victimes les services publics. Les AGR n’y échappent pas, malgré les expertises rares qui la composent et l’intérêt évident du public (leur base de données Search.arch.be, qui permet d’avoir accès aux archives en ligne, a enregistré pas moins de 130 millions de consultations en 2013; Archives de l’État de Belgique, 2015c). Le financement décroissant contraint les archivistes à travailler avec peu de vision à long terme, paradoxe et absurdité pour celles et ceux qui sont responsables de la conservation des archives numériques et de la préservation de fonds séculaires.

Archives générales du Royaume
Rue de Ruysbroeck 2-6, 1000 Bruxelles, Belgique
Tél. : +32 (0)2 513 76 80
archives.generales@arch.be
www.arch.be
www.facebook.com/archives.etat

Bibliographie

Soyez, S. (2014). Visite des Archives nationales (France). Document inédit.

BELSPO. (2015). Musées et Établissements scientifiques. Repéré à https://www.belspo.be/belspo/fsi/index_fr.stm

Archives de l’État en Belgique. (2015a). Archives générales du Royaume. Repéré à http://www.arch.be/index.php?l=fr&m=en-pratique&r=nos-salles-de-lecture&d=agr

Archives de l’État en Belgique. (2013). Notre mémoire à tous. Document inédit.

Archives de l’État en Belgique. (2015b). Archives générales du Royaume. Repéré à http://www.arch.be/index.php?l=fr&m=en-pratique&r=nos-salles-de-lecture&d=agr

Service DIGI-P@T. (2015). Actions prioritaires 2014-2016. Document inédit.

Archives de l’État en Belgique. (2015c). Chiffres clés. Repéré à http://www.arch.be/index.php?l=fr&m=l-institution&r=presentation&sr=chiffres-cles